yang Harus Ditanyakan Setiap Manajer Setiap Hari Setiap pagi saya biasa datang ke kantor, melepas jaket, dan langsung mengerumuni papan kinerja untuk rapat pagi selama 15 menit. Pada pukul 8:30 pagi kantor akan berhenti sejenak dan tim akan berkumpul.
Itu bukan rapat duduk biasa di mana semua orang datang terlambat beberapa menit dengan secangkir kopi yang baru diseduh dan buku catatan moleskin. Anda lebih mungkin melihat orang datang dengan coretan di selembar kertas. Itu juga tidak dijadwalkan di buku harian.
Saat Anda melihat ke atas dan ke bawah kantor berdesain terbuka itu, setiap tim melakukan hal yang sama. Semua orang berdiri, tersebar di lantai dalam kelompok-kelompok kecil, meluangkan waktu 15 menit untuk memulai hari dan menjalankan rutinitas harian yang sama.
Pada pukul 8:45 pagi ketika rapat selesai dan tim kembali bekerja, manajer tim beralih ke rapat lain dengan kepala departemen. Pada pukul 9 pagi, kepala departemen melakukan rapat dengan para pemimpin senior. Di berbagai lantai, di berbagai lokasi, rapat yang sama berlangsung secara tatap muka, dengan pekerja jarak jauh melalui telepon atau konferensi web. Dalam waktu 30 hingga 45 menit, informasi utama dari garis depan dikomunikasikan kepada para pemimpin senior baik sebagai “kita semua baik-baik saja” atau “kita akan berjuang hari ini” sehingga dukungan yang diperlukan dapat ditawarkan dari tingkat senior.
Dalam buku Mastering the Rockefeller Habits, Verne Harnish menyatakan bahwa rapat pagi — “huddle” adalah salah satu fitur utama dari setiap bisnis yang sukses. Mereka telah menjadi fitur umum di banyak organisasi di berbagai sektor yang terus berkembang.
Dalam industri otomotif, mereka disebut “pitstop” pagi, dalam perawatan kesehatan, mereka disebut “Healthy Huddles” dan di sektor perbankan, mereka disebut “morning shouts”, yang menggambarkan apa yang dapat terjadi jika rapat tidak disiapkan dengan benar.
Jadi, apa saja rapat-rapat ini? Bagaimana kita harus menyiapkan rapat-rapat ini?
Huddle Itu Sendiri Rapat-rapat ini cenderung dilakukan sambil berdiri. Untuk rapat sederhana selama 15 menit, Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari ruang yang sesuai, mengatur kursi, dan berpotensi kehilangan 15 menit untuk sampai ke rapat dan kembali ke tugas yang sedang dikerjakan.
Huddle harus dilakukan sedekat mungkin dengan tempat pekerjaan saat ini dilakukan. Inilah yang dikenal sebagai “Gemba”, tempat nilai diciptakan. Huddle juga harus dilakukan di sekitar semacam papan Huddle Papan Huddle: Menurut pengalaman saya, Papan Huddle adalah inti dari mendorong tim yang sukses setiap hari. Papan ini, mungkin papan tulis, papan tulis putih, atau dasbor elektronik (untuk tim jarak jauh), yang secara visual mengomunikasikan dengan cara yang sederhana apa yang ingin dicapai tim dan apa yang telah mereka capai. Tujuannya adalah untuk mengembangkan alat komunikasi visual yang memungkinkan metrik kinerja utama dikomunikasikan dengan cepat. Hal ini tidak hanya mendorong efisiensi dalam tim tetapi juga kejelasan.
Cara yang baik untuk memikirkannya adalah aturan 3 detik. Izinkan saya menjelaskannya.
Jika saya masuk ke area bisnis Anda, bagaimana saya bisa memberi tahu Anda apakah Anda melakukannya dengan baik atau mengalami masalah? Apakah hari ini hari yang baik atau buruk? Haruskah saya menyingsingkan lengan baju untuk membantu atau melihat apakah orang lain dari tim lain dapat datang dan mendukung Anda? Atau apakah kita sesuai target untuk hari ini dan mungkin kita dapat merekam rapat informal 1–2–1 atau rapat tanpa rapat?
Aturan 3 detik adalah waktu yang diperlukan bagi saya untuk memahami hal ini. Itulah waktu yang diperlukan bagi setiap orang di tim Anda untuk mengetahui bagaimana kinerja mereka hari ini, kemarin, dan mungkin selama seminggu terakhir. Jadi, saat Anda mendesain papan rapat, pastikan papan tersebut memiliki semacam target dan menggunakan warna hijau dan merah atau mungkin wajah tersenyum atau warna yang berbeda untuk memberi sinyal tentang bagaimana keadaan berjalan. Itu harus menjadi bagian dari perangkat manajemen visual dan komunikasi visual Anda.
Setelah papan tersebut siap, kita dapat beralih ke rapat dan 3 Pertanyaan Mematikan!
3 Pertanyaan Mematikan Apa rencananya?
Bagaimana kinerja kita terhadap rencana tersebut?
Apa yang dapat kita lakukan dengan lebih baik?
Ketiga pertanyaan ini menjadi dasar dari setiap diskusi berkualitas tentang kinerja, sasaran, target, dan peningkatan. Meskipun kami merujuknya dalam contoh huddle, pertanyaan-pertanyaan ini harus menjadi dasar dari setiap tinjauan kinerja, 1–2–1, rencana tindakan individu, dan rencana tindakan proyek.
Pertanyaan-pertanyaan ini sangat mirip dengan “PDCA” (Plan, Do, Check, Act) yang merupakan awal dari peningkatan kinerja yang mengarah pada pengembangan tim berkinerja tinggi.
Apa rencananya?
Bagian pertama dari rapat adalah meninjau kinerja kemarin. Dalam rapat kemarin, Anda akan merencanakan untuk mencapai sesuatu dan menetapkan beberapa target dan beberapa tujuan. Ini mungkin dengan menelepon 15 klien atau mengirimkan setiap pesanan yang diterima secara daring. Yang penting, adalah melihat rencana yang telah dikirim. Dan kemudian bertanya… Bagaimana kinerja kita terhadap rencana tersebut?
Jadi, jika kita memutuskan untuk menelepon 15 klien, apakah kita berhasil melakukannya? Apakah kita mengirimkan setiap pesanan yang diterima
